Persondata

Registrering

I forbindelse med tilmelding eller registrering på lister over superbrugere og IT-ansvarlige samt mailinglisten til webshopnyheder hos VUC Hosting til et af VUC Hostings arrangementer eller indsendelse af en supportsag til VUC Hosting, registrerer vi forskellige oplysninger omkring dig. Når du tilmelder dig et arrangement registreres vi således IP-adresse, navn, email, telefonnummer og hvilket VUC, du arbejder på i tilmeldingsøjeblikket. Hvis du anvender bemærkningsfeltet registreres indholdet af dette også. Når du sender en sag ind til VUC Hostings hotline registreres, navn, email, telefonnummer og hvilket VUC, du arbejder på i indsendelsesøjeblikket. Vi registrerer kun oplysninger om dig, som du selv har leveret og henter ikke information fra tredjemand.

Formål med behandlingen

Formål 1: Support

Når du indsender en sag til VUCHostings hotline er vores formål med registrering og behandling af dine oplysninger at udføre 1. level support af din sag. Oplysningerne er nødvendige for at vi kan behandle din sag og kommunikere med dig så længe selve sagen er åben, og når en evt. fejl rettes. Hertil anvendes de konkrete sager som vidensarkiv så nye sager af lignende karakter kan behandles hurtige og mere effektivt for den indmeldende bruger. Behandlingen er lovlig efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), hvor VUC Hosting vurderer at registrering og kommunikation omkring konkrete supportsager udgør en legitim interesse.

Formål 2 - Kursusafholdelse

Når du tilmelder dig et af VUC Hostings arrangementer er vores formål med indsamling og behandling af din data, at planlægge arrangementets afholdelse med bestilling af forplejning, bookning af kursussteder og generering af deltagerlister til dagen. Behandlingen er lovlig efter Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra f), hvor VUC Hosting vurderer at planlægning og afholdelse af arrangementer udgør en legitim interesse.

Videregivelse

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere.

1) IT-leverandører

Overførsel til tredjelande

I nogle tilfælde vil din data blive overført til tredjelande uden for EU/EØS. Dette sker kun hvis VUC Hosting har sikret sig at den pågældende databehandling finder sted i lande, hvor den virksomhed, der behandler data, via databehandler- eller underdatabehandleraftale er forpligtet til at sikre følgende:

1) at overførsel sker til et sikkert tredjeland jævnfør Persondataforordningens artikel 45 stk. 1
2) Hvis ovenstående ikke kan sikres; at der er et andet lovligt grundlag for overførsel til tredjelande jævnfør Persondataforordningens artikel 46, stk. 2, litra a (eksempelvis Privacy Shield-ordningen) eller Persondataforordningens artikel 46, stk. 2, litra c (EU-kommisionen standardkontrakter).

Du kan få tilsendt en fuld liste af databehandlere ved at skrive til persondata@kvuc.dk

Samtykke

Hvis du bliver portrætfotograferet eller portrætoptaget på video på et af VUCHostings arrangementer, indhenter vi dit samtykke til at anvende dit foto eller video. På samtykket vil det fremgå, hvad anvendelsesformålet er. Samtykket kan altid trækkes tilbage. Dette gøres ved at kontakte os på persondata@kvuc.dk. Almindelige situationsbilleder bruges dog uden samtykke.

Dine rettigheder

Du har altid ret til at få indsigt i og evt. få rettet personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige. Hvis du mener at behandling af dine oplysninger ikke længere er lovligt, har du også ret til at bede om at blive slettet. Du har også ret til at få udleveret en kopi af alle registrerede oplysninger om dig selv i et letlæseligt format. I disse tilfælde skal du henvende dig til persondata@kvuc.dk.

Opbevaringsperiode

Opbevaringsperioden for formål 1 – support følger den løbende supportforpligtelse i Ludus Suite. Jævnfør behovet for et vidensarkiv, slettes sagerne først hvis kontrakten om support på det studieadministrative system mellem det administrative fællesskab og de deltagende VUC’er ophæves. Hvis du ønsker at få slettet dine oplysninger i forbindelse med en indsendt sag skal du kontakte os på persondata@kvuc.dk.

Opbevaringsperioden for formål 2 – kursusafholdelse er løbende år plus 5 år jævnfør. § 44 i Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. Dette fordi tilmeldinger til kursus er en regnskabsoplysning. Oplysningerne slettes herefter.