Styregruppen har det øverste ansvar for Det Administrative Fællesskab for LUDUS. Styregruppen består af den øverste leder fra hvert VUC eller dennes stedfortræder. 

Der er 27 deltagende VUC’er på landsplan. Til at sikre en hurtig og effektiv forretningsgang har Styregruppen nedsat et forretningsudvalg på 5 medlemmer, der sammen med projektlederen sikrer hurtige og kvalificerede beslutninger samt den fornødne fremdrift i projektet og samarbejdet med leverandører. 

Forretningsudvalget er født med en repræsentant fra Værtsinstitutionen, og skal i øvrigt være geografisk og med hensyn til ledelsesfunktioner repræsentativt for at sikre bred ekspertise og kvalificerede beslutninger. Forretningsudvalget mødes efter behov. Ligeledes holder Forretningsudvalget og EG A/S møder efter behov. Formanden for forretningsudvalget skal være øverste leder på sin institution.

KVUC er værtsinstitution for det administrative fællesskab og har firmaet VUCHosting, til at drive fællesskabets aktiviteter. Ansat af KVUC til at drive fællesskabet er en projektleder, 2 support- og koordineringsmedarbejdere, samt en driftsansvarlig og 3 IT driftsmedarbejdere. 

VUCHosting sørger for at drifte Ludus Suite for fællesskabet, supportere og undervise i brug af Ludus Suite, afholde kompetenceløftende aktiviter for sektorens brugere af systemet, samt at koordinere udviklingsprojekter for både Ludus Suite og samspillende 3. parts programmel.